Wie das Raum Management & Reservationssystem den Arbeitsalltag vereinfacht
In der Theorie ist die Verwaltung von Mietobjekten grundsätzlich einfach, vorausgesetzt, das richtige Tool ist vorhanden. Die Praxis hingegen sieht jedoch oftmals anders aus, was den Arbeitsaufwand für die Verwaltung der Objekte für die Mitarbeitenden massiv erhöht.
Oftmals dienen Outlook, Excel und Word als eingesetzte Systeme, Doppelbuchungen oder andere Fehler wie z.B. falsche Rechnungen können dadurch schneller entstehen, als einem lieb ist. Administrativer Mehraufwand ist dabei die Folge.
«Bei
Anfragen durch Dritte musste immer wieder abgeklärt werden, ob die Halle nun
wirklich gebraucht wird oder allenfalls frei ist. Vor der Einführung von RMS musste alles telefonisch abgeklärt werden.»
Andreas Schöffler, IT-Verantwortlicher der Gemeinde Biberist
Ein zentrales Tool als Lösung
Das Talus Raum Management & Reservationssystem (RMS) ist ein
zentral verwaltetes, webbasiertes System, welches alle Beteiligten intuitiv
nutzen können. Dies ohne lange Schulung oder Einarbeitungszeit. Objekte können rasch
erfasst und verwaltet werden und sind im Endeffekt übersichtlich und
ansprechend dargestellt. Anforderungen, welche von nahezu allen Kunden gestellt
und gefordert werden.
«In erster Linie eine benutzerfreundliche Lösung, welche ohne zusätzliche Schulung der externen Anwender eingesetzt werden kann. Natürlich sollten unsere Objekte auch ansprechend, mit Bild und Text dargestellt sein und das Ganze sollte durch uns bewirtschaftet werden können.»
Andreas Schöffler, IT-Verantwortlicher der Gemeinde Biberist
RMS vereinfacht den Reservationsprozess, macht ihn effizient und weniger anfällig für Fehler. Das spart Ressourcen, Kosten und Nerven. Sie haben dadurch mehr Zeit für andere Arbeiten, sind gelassener und können Ihren Kunden einen besseren Service bieten.
Rückmeldung vom Projektleiter
Andreas Schöffler, IT-Verantwortlicher der Gemeinde Biberist, stand der Talus Informatik AG für einige Fragen zum Projekt zur Verfügung und äusserte sich dabei auch über die Herausforderungen und den Nutzen aus der Einführung vom RMS.
Was war der Grund dafür, zukünftig ein Raumreservationssystem einsetzen zu wollen?
Die hohen administrativen Aufwände. Es werden vor allem Turnhallen reserviert, Schulen und Vereine haben ein Vorrecht, diese zu reservieren. Bei Anfragen durch Dritte muss immer wieder abgeklärt werden, ob die Halle nun wirklich gebraucht wird oder allenfalls frei ist. Vor der Einführung vom RMS musste alles telefonisch abgeklärt werden.
Warum haben Sie sich für die Lösung der Talus Informatik AG entschieden?
Wir haben eine Lösung gesucht, welche von anderen Gemeinden bereits verwendet wird. Aufgrund dessen, dass wir unsere Applikationen und unsere Website im RZ von Talus betreiben lassen, lag es nahe, eine Lösung mit den Verantwortlichen von Talus zu besprechen. In der Aussicht auf TOR 2.0 (alte Bezeichnung) haben wir uns entschieden, direkt die neue Plattform zu nutzen und ein paar Monate zuzuwarten.
Welche Anforderungen stellen Sie an das neue Raumreservationssystem?
In erster Linie eine benutzerfreundliche Lösung, welche ohne zusätzliche Schulung der externen Anwender eingesetzt werden kann. Natürlich sollten unsere Objekte auch ansprechend, mit Bild und Text dargestellt sein und das Ganze sollte durch uns bewirtschaftet werden können.
Welches waren aus Ihrer Sicht die Herausforderungen bei diesem Projekt?
Die Objekte vorschriftsgemäss (gemäss Reglement) anbieten und vermieten zu können. Die Dokumentationen waren aufwendig und die Tarifierung zum Teil nicht einfach umzusetzen. Dies erforderte mehr interne Ressourcen als geplant, auch für das abschliessende Testing.
Was gefällt Ihnen besonders am neuen Raumreservationssystem?
Die Darstellung der Objekte und die dezentrale Verfügbarkeit.
Welchen konkreten Nutzen ziehen Sie aus dem abgeschlossenen Projekt bzw. aus dem Raumreservationssystem?
Ziel ist, die administrativen Arbeiten, nach einem gewissen Initialaufwand, über die Zeit laufend zu reduzieren.
Was würden Sie beim nächsten Mal anders machen?
Die Gemeindeordnung prüfen und die Tarifierung frühzeitig hinterfragen sowie mehr Zeit für das Testing einplanen (auch mit Externen).
Haben Sie Rückmeldungen seitens der Bevölkerung zum neuem Raumreservationssystem erhalten?
Ja durchaus. Leider besteht im Moment noch eine gewisse Hemmschwelle, die Reservationen selber vorzunehmen. Vielleicht ist es auch die Macht der Gewohnheit, die Reservationen telefonisch anzufragen. Hier gilt es, die Bevölkerung auf die neue Möglichkeit hinzuweisen und zu begleiten.