Digitalisierungspaket: Archivierung, Rechnungsversand und Reporting
Die Digitalisierung erleichtert den Arbeitsalltag in vielerlei Hinsicht. Mit unserem Digitalisierungspaket bieten wir umfassende Lösungen, die nicht nur die Verwaltung digitalisieren, sondern auch spürbar vereinfachen. Heute möchten wir Ihnen die drei Hauptkomponenten unseres Digitalisierungspakets vorstellen: Archivierung, elektronischer Rechnungsversand und elektronisches Reporting.
Archivierung: Nachhaltig und effizient
Eine wichtige Aufgabe in der Verwaltung ist die Archivierung von Dokumenten und Rechnungen. Im Rahmen unseres Digitalisierungspakets ermöglichen wir eine nahtlose Rechnungsarchivierung in Abacus oder über das Dokumentmanagementsystem (DMS) von innosolv. Für Stromversorger bietet diese Lösung zusätzliche Vorteile: Dokumente, die über Projekt- und Prozessmanagement (PPM) erstellt werden, wie zum Beispiel Aufforderungen für die Hausinstallationskontrolle (HIK), können so deutlich vereinfacht archiviert werden. Die erstellten Briefe lassen sich digital speichern und bei Bedarf unkompliziert abrufen.
Im Vergleich zur herkömmlichen Archivierung in Papierform bietet die digitale Archivierung viele Vorteile: Sie ist nachhaltiger, da Papier eingespart wird, ermöglicht eine bessere Nachverfolgung und beschleunigt die Suche nach spezifischen Dokumenten. Die Digitalisierung der Archivierungsprozesse spart Zeit, Ressourcen und Platz – und schafft gleichzeitig ein hohes Maß an Transparenz.
Elektronischer Rechnungsversand: Fehler vermeiden, Ressourcen schonen
Mit dem elektronischen Rechnungsversand bieten wir eine Möglichkeit, den Rechnungsprozess zu optimieren und Fehler zu vermeiden. Der elektronische Rechnungsversand erspart das Drucken und Versenden von Rechnungen per Post – das spart Ressourcen und minimiert das Risiko von Fehlern durch manuelle Bearbeitung. Kundinnen und Kunden erhalten ihre Rechnungen direkt im E-Mail-Posteingang oder als eBill im e-Banking, was den gesamten Prozess benutzerfreundlicher und einfacher macht.
Kundinnen und Kunden können sich einfach in ihrem e-Banking für den eBill-Versand anmelden. Anschließend wird die eBill-Rechnung direkt ins e-Banking übermittelt, sodass die Zahlung mit nur einem Klick freigegeben werden kann. Alternativ teilt Ihnen der Kunde seine E-Mailadresse mit und wird dann dem Subjekt zugeordnet, damit zukünftige Rechnungen bequem per E-Mail versendet werden können.
Der elektronische Rechnungsversand ermöglicht somit eine direkte, digitale Verbindung zu den Kunden und reduziert den Verwaltungsaufwand sowie die Kosten.
Elektronisches Reporting: Alles im Blick behalten
Auswertungen und Dokumente können so mühelos digital gespeichert werden. Fakturajournale lassen sich direkt im Fakturierungslauf digital archivieren, und periodisch wiederkehrende Auswertungen werden automatisch aufbereitet und bei Bedarf per E-Mail versendet. So sparen Sie Zeit, reduzieren manuelle Aufgaben und stellen sicher, dass alle relevanten Informationen stets digital verfügbar sind.