Effizienzgewinn durch Zeiteinsparung mit Vorlagenmanagement
Wohin fliesst die Zeit?
Was sind die grössten Zeitfresser in Ihrem Arbeitsalltag im Büro? Sind es Meetings, das Smartphone oder vielleicht doch eher die langen Telefongespräche? Oftmals sind es die kleinen Dinge, welche unterbewusst gar nicht als solche wahrgenommen werden. Unzählige Word-Dokumente oder Excel-Tabellen werden jährlich von jedem einzelnen Mitarbeitenden erstellt, neu formatiert oder überschrieben. E-Mails schreiben, Adressen abtippen oder nach Vorlagen im Explorer suchen, das kostet nicht nur Zeit und Nerven der Mitarbeitenden, sondern auch Geld des Unternehmens. Gemäss statista.com beläuft sich die Anzahl der täglich versendeten und empfangenen E-Mails weltweit im Jahr 2020 auf 306,4 Milliarden – ist das nicht unglaublich?! Wir sind überzeugt, jede und jeder kann seine Arbeitszeit sinnvoller nutzen, als sie mit dem Schreiben von immer wiederkehrenden, gleichen E-Mails zu verbringen.
Wenige Minuten statt Stunden aufwenden
OneOffixx bietet eine enorme Vereinfachung für alle Microsoft Office-Anwender. Mit der Software werden Formulare, Dokumente, Mail- und Briefvorlagen oder auch Textbausteine mit wenigen Klicks abgerufen. Adressen werden ganz einfach aus dem zentralen Adresssystem oder dem Outlook gesucht und eingefügt. Ein Beispiel aus der Bauverwaltung, in denen mehrseitige Baubewilligungen an der Tagesordnung stehen.
ohne OneOffixx:
- einen früheren Bericht als Vorlage aus dem Explorer suchen
- den ganzen Text durchlesen, um die anzupassenden Worte/Satzstellungen zu finden
- Änderungen vornehmen
- Adresse(n) heraussuchen und abtippen oder kopieren und einfügen
mit OneOffixx:
- Vorlage aus OneOffixx abrufen
- markierte Felder anpassen
- Adresse suchen und mit einem Klick einfügen …
… und ab sofort Berichte innerhalb von wenigen Minuten statt Stunden erstellen. Öffentliche Verwaltungen stellen viele standardisierte Dokumente wie z.B. Aufforderungen zur Ummeldung oder diverse Bewilligungen aus. Auch dort gewinnen Mitarbeitende reichlich Zeit, indem sie nur noch einzelne Felder ausfüllen müssen.
Sibylle Zwahlen von der Gemeinde Burgdorf ist sichtlich zufrieden mit der Lösung:
«Dank den hinterlegten Grunddaten und Vorlagen werden Erstellung, Pflege und Verwaltung von Vorlagen und Dokumenten vereinfacht. Die zentrale Verwaltung sorgt für ein perfekt wiedergegebenes Corporate Design. Das umfassende Berechtigungssystem ermöglicht einen einfachen und individuellen Zugriff der Mitarbeitenden. Das Programm bietet alle notwendigen Möglichkeiten, ist einfach in der Anwendung und unterstützt die Durchsetzung des CI/CD optimal.»