Infrastruktur

Darum ist eine IT-Strategie wichtig für öffentliche Verwaltungen

Ein Beitrag von Daniel Hungerbühler am 19. November 2018
Lesedauer: ca. 3min
Die Gemeinde Hedingen von oben betrachtet
Die Gemeinde Hedingen von oben betrachtet

Egal ob auf Städte-, Gemeinde- oder Kantonsebene – öffent­liche Verwaltungen sind zusehends grösser werdenden Herausforderungen ausgesetzt. Angefangen bei den Erwartungen an E-Government-Dienste zur lückenlosen Verfügbarkeit der Onlineschalter über neue Herausforderungen wie die Flüchtlingsbetreuung bis hin zu besseren sozialen Diensten – die Aufgabenbereiche werden zahlreicher und komplexer, und gleichzeitig soll die Standortattraktivität auf allen möglichen Ebenen verbessert werden.

Hinzu kommt, dass alle Dienste einer Verwaltung in irgendeiner Form mit IT-Services unterstützt werden müssen. IT-Services notabene, deren Aufrechterhaltung immer aufwendiger und kostenintensiver wird: Der Schutz vor Cybercrime, die Verwaltung von Zugriffsrechten, die Wartung und der Betrieb von Standard- oder Spezialanwendungen, die Bereitstellung von Rechenleistung, dazu eine gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung sowie die Bevorratung von Ersatzgeräten etc. – die Liste der Aufgabenstellungen könnte hier lange weitergeführt werden. All dies verlangt aber nach vielfältigem Spezialwissen, das wiederum personelle Ressourcen bindet. Hinzu kommt der Fachkräftemangel, der die Situation zusätzlich erschwert. Doch damit nicht genug: Es gilt immer wieder, neue regulatorische Auflagen wie das Rechnungslegungsmodell HRM2 einzuführen oder die (eCH-)Standards des Bundes zu erfüllen. Die relevanten Applikationen müssen überdies oftmals nicht nur verwaltungsintern sichergestellt werden, nehmen doch in vielen Gemeinden auch externe Institutionen wie z.B. Schulen oder Kirchgemeinden diese in Anspruch.

Aufgrund der oben beschriebenen Rahmenbedingungen wird schnell klar, dass eine IT-Strategie wichtig ist.

Die stetigen Veränderungen und der Wandel der Zeit haben die Gemeinde Hedingen mit ihren rund 3600 Einwohnerinnen und Einwohnern zur Neuausrichtung der zukünftigen IT-Strategie geführt. Der Fokus der IT-Gesamtlösung und das Professionalisieren der IT-Dienstleistungen waren die zentralen Erfolgsfaktoren für die Gemeinde Hedingen.

Die Gemeinde Hedingen bezieht seit Januar 2018 die IT-Services neu aus der Cloud RZ RIO der Talus Informatik AG. Durch die konsequente Neuausrichtung und Modernisierung hat die Gemeinde auch den neuen Internetauftritt www.hedingen.ch mit der Talus Informatik AG aktualisiert und medienbruchfreie digitale Dienstleistungen mit der Branchenlösung nest/Abacus für Bürgerinnen und Bürger aufgeschaltet.

Rückmeldungen des Projektleiters

Samuel Büchi
Samuel Büchi
Ehemaliger Leiter Informatik der Gemeinde Hedingen

Warum hat sich die Gemeinde Hedingen für die Betriebsvariante IT-Full-Outsourcing entschieden?

Wir hatten bisher eine Inhouse-Lösung. Aufgrund meiner IT-Vorkenntnisse war ich in der Lage, die Infrastruktur zu managen und zu betreuen. Da ich aber in diesem Sommer pensioniert wurde und meine Nachfolger keine vertieften IT-Kenntnisse besitzen, hat sich die Gemeinde entschieden, die IT auszulagern.

Wo sehen Sie die Vorteile für Hedingen mit dem Ansatz der IT-Gesamtlösung (alles aus einem Haus)?

Alles aus einem Haus heisst auch, für alles nur einen Ansprechpartner zu haben. Gerade der Umstand, verschiedene Ansprechpartner für die Hardware, die Netzwerkumgebung und die verschiedenen Applikationen zu haben, verursachte oft unnötige Reibereien. (Wo genau liegt jetzt das Problem resp. bei wem?)

Tipp: Holen Sie Referenzen und Erfahrungswerte bei Gemeinden ein, welche bereits einen Wechsel der IT-Strategie vollzogen haben.

Ein Wechsel der zentralen Softwarelösungen ist immer mit einem Risiko verbunden. Was hat die Gemeinde Hedingen dennoch zu diesem Wechsel bewogen?

Bei den Gemeinden ist es ja im Gegensatz zur Privatwirtschaft so, dass wir zu den anderen Gemeinden nicht in einem Konkurrenzverhältnis stehen. Das heisst, wir konnten diejenigen Gemeinden, die einen solchen Wechsel bereits vollzogen haben, zu ihren Erfahrungen befragen. Diese Möglichkeit bringt es mit sich, dass das Risiko abschätzbarer wird.

Wie erleben Sie die Talus Informatik AG in der Zusammenarbeit als IT-Partner?

Wir arbeiten im täglichen Betrieb zwar erst seit 2018 mit der Talus Informatik AG zusammen. Diese wenigen Monate sowie auch die ganze Abwicklung der Auslagerung habe ich aber als äusserst positiv empfunden. Ich erlebte alle Mitarbeiter als extrem kundenfreundlich und lösungsorientiert. Auch was die Reaktionszeiten von einer Problemmeldung bis zu deren Lösung betrifft, wurden meine Erwartungen übertroffen.

Kostenloses Factsheet: In 10 Schritten zur neuen Gemeindelösung

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