Interlaken über die IT-Gesamtlösung
20 Jahre lang arbeitete die Gemeinde Interlaken mit denselben Gemeindeapplikationen. Seit der Umstellung auf das Harmonisierte Rechnungsmodell 2 (HRM2) erfüllte das Softwareprogramm des damaligen Gemeindesoftwareanbieters für die Finanzplanung die Anforderungen des Bereichs Finanzen nicht mehr, weshalb die Verwaltung auf Drittprogramme ausgewichen ist. Bereits vor mehreren Jahren sei auf die Weiterentwicklung des Wahlenprogramms verzichtet worden, so dass auch hier ein Drittanbieter einbezogen werden musste. Auch waren die Vorlagen der Gemeinde nicht konsequent nach CI/CD hinterlegt und zum Teil sogar doppelt vorhanden. Die Gemeindeapplikationen waren also nicht mehr in der Lage, Prozesse konsequent digital umzusetzen und den Verwaltungs-Alltag umfassend zu digitalisieren. Ein Wechsel zu einem neuen Anbieter und neuen Lösungen war fällig. Aus dem Wechsel müsse ein Mehrwert entstehen und die Zukunft müsse abgesichert sein.
Die Situation von Interlaken gehört nun der Vergangenheit an. Nach einer umfassenden Evaluation entschied sich die Gemeinde für die Gesamtlösung von Talus. Heute arbeitet die Verwaltung grösstenteils bereits mit den neuen Applikationen:
Die Migration auf eine neue Lösung ist immer anspruchsvoll und darf nicht unterschätzt werden. Die Verwaltung wird durch eine solche Migration immer auch stark und zusätzlich zu den laufenden Aufgaben belastet. Herr Philipp Goetschi, ehemaliger Gemeindeschreiber / Projektverantwortlicher der Verwaltung Interlaken erzählt uns, wie seine Erwartungen und die Migration dieses Projekts verlaufen sind:
Bild: Pascal Müller
Der Wunsch kam aus dem Personal, insbesondere auch von Mitarbeitenden, die an ihren früheren Arbeitsstellen bereits mit CMI oder innosolv gearbeitet hatten.
Was waren die Erwartungen / Zielsetzungen an die neue Lösung?
Die Mitarbeitenden haben moderne und leistungsfähige Programme gewünscht, welche ohne Mehraufwand zusätzliche Möglichkeiten eröffnen würden.
Die Einführung ist heute weitgehend abgeschlossen. Wie ist aus Ihrer Sicht die Migration auf innosolv, Abacus und CMI gelaufen?
Die Migration auf innosolv und CMI ist sehr gut abgelaufen. Es konnten fast alle Daten und vor allem, alle wichtigen Daten migriert werden. Nach ersten Tests konnten noch von uns gewünschte Anpassungen vorgenommen werden. Ein weiterer Test hat die Belastung des Systems während der Migration aufgezeigt, was dann durch eine Anpassung im geplanten Ablauf für die definitive Migration korrigiert werden konnte. Diese erfolgte dann schwergewichtig über ein Wochenende. So blieb die Auskunftsbereitschaft der Gemeindeverwaltung jederzeit gewährleistet. Aufwändiger war die Migration im Finanzwesen auf Abacus, da es die Abacus-Vorgaben nötig machten, viele Budgetkonti umzubenennen und insbesondere auch viele Kontonummern anzupassen. In der Zeiterfassung hat keine Migration stattgefunden. Dank des Programmwechsels auf den Jahresbeginn war der Aufwand jedoch vertretbar.
Was für Erkenntnisse/Tipps würden Sie anderen Gemeinden geben, welche diesen Schritt noch vor sich haben?
Den gemeindeseitigen Projekt- und Teilprojektleitungen müssen zwingend genügend zeitliche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Ein Wechsel in der Projektleitung (oder ein dreimaliger Wechsel wie unvorhergesehener Weise bei uns) sollte unbedingt vermieden werden. Dank der Profis bei Talus konnten die meisten, dadurch entstandenen Schwierigkeiten aus dem Weg geräumt werden. Besondere Beachtung ist vertieften Absprachen vor Angriffnahme eines Teilprojekts zu schenken. In mindestens einem Teilprojekt hätte dies den gemeindeseitigen Aufwand reduzieren lassen.
Wurden Ihre Erwartungen bisher erfüllt?
Bezüglich innosolv und CMI zweifellos. Bei Abacus lässt sich noch kein abschliessendes Fazit ziehen, da das Projekt noch nicht abgeschlossen ist (Anlagebuchhaltung; Zeit- und Leistungserfassung).
Danke Herr Goetschi für Ihre Einblicke – wir freuen uns der Verwaltung von Interlaken den Arbeitsalltag weiterhin so einfach und effizient wie möglich zu gestalten.