Arbeitszeiterfassung oder einfach Zeiterfassung ist für alle Schweizer Unternehmen obligatorisch. Seit dem 1. Januar 2016 sind die Unternehmen dazu verpflichtet die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeitenden entsprechend zu dokumentieren. Die Arbeitgeber delegieren diese Arbeiten in den meisten Fällen den Mitarbeitenden und bieten dazu eine standardisierte Möglichkeit für die Erfassung.

In vielen Unternehmen wird mittlerweile nicht mehr nur eine reine Erfassung der Anwesenheitszeiten, also Kommen und Gehen, getätigt. Oft kommt auch eine projektspezifische bzw. leistungsbezogene Zeiterfassung zum Einsatz. Bei der Leistungserfassung, werden die erfassten Arbeitszeiten zugleich den jeweiligen Projekten zugeordnet. Dies ist besonders für das Projektcontrolling und die Projektabrechnung beziehungsweise der Projektweiterverrechnung wichtig, da somit Auswertungen über die erfolgten Projektzeiten ermöglicht werden. 

Je nachdem, welche Daten erfasst werden, ist es auch möglich, Tätigkeitsanalysen der Mitarbeiter durchzuführen und die Wirtschaftlichkeit der Projekte zu berechnen.  

Letzteres ist vor allem dann sinnvoll, wenn für das Projekt eine feste Stundenanzahl pauschal festgelegt wurde. Oft werden die geleisteten Stunden den Kunden in Rechnung gestellt. Eine softwaregestützte Projektzeiterfassung ermöglicht dem Unternehmen, eine einfache Abrechnung der Projektstunden und bietet dem Kunden eine hohe Transparenz über alle geleisteten Tätigkeiten.

Mit den Zeitkonten ist es möglich, Gesamtarbeitsverträge oder die Vorgaben aus dem firmenspezifischen Arbeitszeitreglement abzubilden und lohnrelevante Elemente korrekt berechnen zu lassen. Dabei werden beispielsweise durch das System Zuschläge ermittelt, wenn ein Mitarbeitender am Wochenende oder in der Nacht arbeitet. Ein anderes Beispiel für die Zeitkonten, sind die Unterscheidungen von Überzeit und Überstunden, die mit den Zeitkonten verwaltet und abgerechnet werden können. Zudem können mit der Zeiterfassung auch Spezialitäten, wie Pikett abgebildet resp. rapportiert werden.

Alle Abwesenheiten wie Krankheit, Unfall und Ferien, werden in der Zeiterfassung geführt. In der Ferienübersicht ist ersichtlich, wie viele Ferientage ein Mitarbeitender noch zur Verfügung hat. Je nach eingesetzter Lösung, ist in der Zeiterfassung ersichtlich, wer aktuell an- beziehungsweise abwesend ist.

Eine Integration in die Lohnbuchhaltung bringt verschiedene Vorteile. Die Mitarbeitenden müssen in der zentralen Adressdatenbank nur einmal erfasst werden. Zudem können die Gleitzeit-, Überzeit- und Ferien-Saldi auf der Lohnabrechnung aufgeführt werden. Die Mitarbeitenden, welche im Stundenlohn angestellt sind, können automatisch Ende Monat ausbezahlt werden. Auf den zentralen Ferienkalender können alle Mitarbeitenden zugreifen. Es ist sogar möglich in Echtzeit zu sehen, wer anwesend resp. am arbeiten ist.

Je nach Abteilung/Funktion fallen auch Spesen an. Diese können bei integrierten Zeiterfassungslösungen digital eingereicht werden. Den Mitarbeitenden werden diese Spesen direkt mit dem Lohn ausbezahlt. Selbstverständlich werden die Spesen, wie auch die rapportierten Stunden, vorgängig durch den Vorgesetzten, mittels elektronischem Visumsprozess, freigegeben.

Moderne Zeiterfassungslösungen bieten zudem die Möglichkeit der Ressourcen- und Einsatzplanung. Diese Dienstplanung hat direkte Auswirkungen auf die Möglichkeiten der «Stempelungen» für die eingeplanten Mitarbeitenden. Die Dienstplanung unterstützt die Vorgesetzten auch dabei, die nötigen Kompetenzen – zum Beispiel mehrere Sprachen – bei den geplanten Diensten abzudecken.

Von der handschriftlichen Erfassung auf Papier resp. Excel-Listen über eigenständige Lösungen bis zur Zeiterfassungen, welche ins ERP-System integriert sind, welche Lösung für ihre Unternehmung die richtige ist, wird durch die jeweiligen Anforderungen bestimmt.

Egal welche Lösung zum Einsatz kommt, für eine erfolgreiche Einführung einer Zeiterfassung, sollten im Vorfeld fünf Punkte bzw. Fragen geklärt werden. Welche Fragen dies sind, finden Sie auf unserem Factsheet.