1.10 Debitorenbuchhaltung

Mit der ABACUS Debitorensoftware wird die effiziente Verwaltung der Debitorenausstände und gleichzeitig die Rationalisierung durch automatisierte Zahlungserfassung optimal unterstützt.

Aufbruch zu neuen Horizonten

Schnelles Denken und Handeln gelten in einer Zeit ständigen Wandels als Erfolgsfaktoren innovativer Betriebe. Die Grundlage für schnelle Entscheidungen bilden aktuelle Informationen. Dabei leistet die Debitorensoftware einen entscheidenden Beitrag. Durch die nahtlose Integration der Verkaufsabteilung und Buchhaltung werden Kreditwürdigkeit und Zahlungsverhalten bereits bei der Offerte oder Rechnung geprüft. Die Debitorensoftware wird damit zu einem wichtigen Kontrollinstrument der Verkaufsabteilung.

Offenheit als oberstes Gebot

Für alles offen sein und dennoch alles unter Kontrolle haben: Die ABACUS Debitorenbuchhaltung verfügt über moderne Schnittstellen, welche die Daten direkt mit Fremdprogrammen beliebiger Branchen austauschen. Dadurch werden die Eingaben bereits bei der Erfassung geprüft und direkt von der Auftragsbearbeitung bis in die Finanzbuchhaltung übertragen.

Bestandteil des Vetriebscontrollings

Ein Unternehmen muss jederzeit die Kontrolle über die offenen Posten haben. Mit einer Debitorensoftware als integralem Bestandteil des Vertriebscontrollings kann zudem die Kreditwürdigkeit eines Kunden bereits bei der Offerte oder Auftragserfassung überprüft werden.

Zielgruppe / Branche

Die ABACUS Debitorenbuchhaltung richtet sich an Schweizer KMU sowie an kleine und mittelständische Unternehmen aus Deutschland, die mit einer innovativen Software das Management ihrer Zahlungen optimieren wollen.

Die ABACUS Debitorenbuchhaltung ist als Standardsoftware aufgrund ihrer Flexibilität und einfachen Anpassbarkeit in vielen unterschiedlichen Branchen als leistungsstarkes Instrument im Einsatz.

Kundennutzen

Highlights

  • Direkte Integration in Verkauf und Finanzbuchhaltung / Kostenrechnung
  • Dank modernen Schnittstellen können Stammdaten, Belege und Zahlungen mit vorgelagerten Systemen direkt ausgetauscht werden (bidirektionaler Datenaustausch)
  • Automatisierter Zahlungsverkehr mit Lastschriftverfahren LSV und Debit Direct
  • Mahnwesen mit frei definierbarem Mahnformular, Mahn-ESR und Mahnspesen
  • Einfache, ablaufgesteuerte Bewirtschaftung von Kundenstammdaten dank Vorschlagswerten, Kopierfunktionen etc.
  • Vielfältige Darstellungsformen der offenen Posten, Kontoauszüge und Fälligkeitslisten nach verschiedensten Kriterien
  • Mit AbaVision – dem verbindenden Element von ABACUS und Excel – können die Daten online in verschiedenen Verdichtungsstufen dem Management übersichtlich und grafisch unterstützt präsentiert werden.
  • Freie Beleg- und Zahlungsarten
  • Konten- und Kostenstellen-Vorschläge für die flexible Verbindung zur Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung
  • Buchungen zwischen unterschiedlichen Fremdwährungen
  • Integrierte Provisionsabrechnung
  • Automatische Berechnung von Verzugszinsen
  • Revisionsgerechte Journalisierungen
  • Sammeldebitoren für Einmalkunden
  • Grössere Datenbestände wie zum Beispiel 500’000 Debitorenstämme oder über eine Million Belege können sicher verarbeitet werden.

Kundenstamm

Der Kundenstamm enthält sämtliche relevanten Informationen, die der Vertrieb und die Buchhaltung über einen Kunden benötigen.

Belege erfassen

Werden Belege nicht aus einem vorgelagerten System automatisiert in die Debitorensoftware übernommen, braucht es ein Programm, das die manuellen Erfassungsprozesse optimal unterstützt und damit einen wesentlichen Beitrag zur rationellen Arbeitsabwicklung leisten kann.

Zahlungen

Die offenen Posten können automatisch mittels VESR, Lastschriftverfahren oder Debit Direct ausgeglichen werden. Auch manuelle Zahlungen lassen sich dank übersichtlichen Erfassungsmasken rationell erfassen.

Mahnwesen

Die laufende Mahnung der fälligen Posten zählt zu den wichtigsten Kontrollaufgaben, um die Liquidität des Betriebes sicherzustellen. Da es sich beim Mahnwesen aber auch um einen persönlichen Aspekt der Geschäftsbeziehung mit den Kunden handelt, muss es je nach Branche und Kunden ganz spezifisch angepasst werden können.

Auswertungen

Die Übersicht über die fälligen offenen Posten geht dank klar strukturierten und frei gestaltbaren Listen auch bei grossen Datenmengen nie verloren.

Definitionen

Mit vordefinierten Einstellungen lässt sich die Debitorensoftware für den täglichen Einsatz optimieren.

Funktionen

Debitorenstammdaten

  • Zentraler Adressstamm
  • Kunden mit mehreren Fremdwährungen
  • Sammeldebitor für Einmalkunden
  • Umsatzdebitor für Gruppierung von mehreren Kunden
  • Frei definierbare Klassierung
  • Notizen, mit wahlweiser Anzeige bei Belegerfassung
  • Kopieren von Stammdaten

Belege

  • Beliebig definierbare Belegarten
  • Online-Verbuchung der erfassten Belege in die ABACUS Finanzbuchhaltung
  • Bis zu sechs freie Gruppierungen
  • Automatische Abwicklung von Barzahlungen
  • Belege korrigieren oder stornieren
  • Zahlungskonditionen jederzeit änderbar
  • Interne Gutschriften
  • Belegprinzip mit Drill-Down-Funktion

Zahlungen

  • Frei definierbare Zahlungsarten
  • Automatisierter Zahlungsverkehr mit VESR, LSV+, BDD und Debit Direct
  • Manuelle Einzel-, Sammel- und Vorauszahlungen
  • Aufteilung von Entgeltsminderungen nach Mehrwertsteuersatz, Kostenstellen/-träger
  • Überzahlungen wahlweise OP-wirksam oder -unwirksam buchen
  • Zahlungen korrigieren und stornieren
  • Sammelzahlungen nachträglich vervollständigen
  • Automatische Ausbuchung von Rest-OP

Mahnungen

  • Beliebig viele Mahnverfahren und -stufen
  • Mahnen getrennt je Mahnbereich
  • Mahntexte pro Mahnstufe nach Sprachcode des Kunden
  • Mindestmahnbeträge
  • Mahngebühren
  • Kontoauszüge, Einzel- oder Sammelmahnungen
  • Mahnsperre für Kunden oder einzelne Belege
  • Spezielle Mahnadresse
  • Mahnen mit VESR oder IPI
  • Fakturierung von Mahnspesen

Verzugszinsen

  • Berechnen und fakturieren

Auswertungen

  • OP- und Fälligkeitsliste nach diversen Kriterien
  • Interne/Externe Kontoauszüge
  • Kundenlisten
  • Beleg- und Zahlungsjournal
  • Frei gestaltbare Layouts
  • Mehrwertsteuerabrechnung
  • Auswertungen in Excel mit AbaVision
  • Report Writer AbaView für individuelle Listen

Schnittstellen

  • XML-, ASCII-Schnittstelle und Webservices für Kunden, Belege und Zahlungen
  • Automatische Übernahme der Belege aus Auftragsbearbeitung / Fakturierung
  • Rückschnittstelle für Kundeninformationen OP

Digitale Prozesse in der Debitorenbuchhaltung

  • Digitale Kopie der Rechnung direkt ins Archiv / Dossier des Debitorenbelegs speichern
  • Archivierte Debitorenrechnungen jederzeit abrufbar bei:
    • Mahnung
    • Verzugszinsfakturierung
    • Auswertungen, z.B. OP-Listen, Kontoauszüge
    • Buchungsmaske
  • Direkter Zugriff aus Finanzbuchhaltung und Auftragsbearbeitung auf Debitorenrechnung

Weitere Module

1.1 Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft

1.2 Fakturierung

1.3 Produktionsplanung und -steuerung

1.4 Service- und Vertragsmanagement

1.5 AbaProject Leistungs- und Projektabrechnung

1.6 Flottenmanagement AbaFleet

1.7 E-Business

1.8 CRM (Customer Relationship Management)

1.9 Finanzbuchhaltung

1.10 Debitorenbuchhaltung

1.11 Kreditorenbuchhaltung

1.12 Anlagenbuchhaltung

1.13 Lohnbuchhaltung

1.14 Human Resources

1.15 Electronic Banking

1.16 Archivierung und AbaScan

1.17 Informationsmanagement

1.18 Liegenschaftsbewirtschaftung AbaImmo

1.19 Tools

1.20 AbaCliK

1.21 AbaClocK

1.22 AbaWeb