1.1 Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft

Das Herz jedes Unternehmens

Die Anforderungen an die Unternehmen werden zunehmend komplexer.Immer grössere Informationsmengen müssen in immer kürzerer Zeit verarbeitet werden. Gleichzeitig steigen auch die Ansprüche an die Qualität der Managementinformationen, die jederzeit sofort abrufbar sein müssen. Diese Anforderungen können nur mit einer integrierten Software erfüllt werden.

Die Auftragsbearbeitung spielt dabei die zentrale Rolle, steuert sie doch die meisten Prozesse, welche auch Applikationen wie die Leistungs-/Projektabrechnung, die Produktionsplanung und -steuerung, das Service- und Vertragsmanagement und die Debitoren-, Kreditoren- sowie Finanzbuchhaltung mit integrierter Kostenrechnung tangieren.

Durch die vollständige Integration aller Bereiche kann mit ABACUS eine leistungsfähige Gesamtlösung mit hohem Bedienungskomfort realisiert werden. Die Verknüpfung von Auftragsverwaltung mit integriertem Web-Shop, Einkauf und Bestellwesen, Lagerverwaltung und Produktion kombiniert mit frei gestaltbaren Bildschirmmasken und Auftragspapieren machen professionelle Lösungen möglich. Praxisgerechte Arbeitsabläufe via E-Business-Plattformen werden so unterstützt.
Die ABACUS Auftragsbearbeitung ist als Standardsoftware branchenunabhängig einsetzbar, verfügt über viele Customizing-Funktionen und ist durch die ständige Weiterentwicklung zukunftsorientiert.

Zielgruppe / Branche

Die ABACUS Auftragsbearbeitung richtet sich an Schweizer KMU sowie an kleine und mittelständische Unternehmen aus Deutschland, die mit einer innovativen Software ihre Geschäftsprozesse optimieren wollen, um so auch zukünftig den stetig wachsenden Ansprüchen der Wirtschaft gerecht werden zu können.

Die ABACUS Auftragsbearbeitung ist als Standardsoftware aufgrund ihrer Flexibilität und einfachen Anpassbarkeit auf unterschiedliche Anforderungen in vielen Branchen als leistungsstarkes Instrument im Einsatz.

Kundennutzen

Verkauf und Vertrieb

Eine effiziente Auftragsbearbeitung braucht massgeschneiderte Eingabemasken. Beliebig gestaltbare, auf unternehmensspezifische Anforderungen optimal anpassbare Erfassungsprogramme schaffen enorme Zeitersparnisse bei der Bearbeitung der Aufträge.

Einkauf und Beschaffung

Mit der Option ”Einkauf” erhält der Sachbearbeiter ein Instrument für die effiziente Erfassung, Abwicklung und Überwachung der Bestellungen. Dies erlaubt, für maximale Lieferbereitschaft, einen optimalen Lagerbestand zu führen.

E-Business

Die ABACUS Auftragsbearbeitung ermöglicht Unternehmen auf einfache Weise den elektronischen Handel und Datenaustausch. Die E-Commerce Lösung AbaShop bietet eine Plattform, um die Produkte im Web zu präsentieren und zu verkaufen. Die Standard E-Business Anwendung AbaNet erlaubt elektronische Dokumente mit Kunden und Lieferanten auszutauschen und automatisch zu verarbeiten.

ABACUS E-Business gewährleistet einen medienbruchfreien und hoch automatisierten Handel mit Geschäftspartnern über Internet – rund um die Uhr an sieben Tagen pro Woche.

Lagerverwaltung

Artikel, die im Lager liegen kosten Geld. Eine effiziente Lagerverwaltung spart nicht nur Zinsen, sondern gibt auch Auskunft über die Verfügbarkeit eines Artikels. Diese Transparenz gewährleistet eine hohe Lieferbereitschaft.
Die Lagerverwaltung der Auftragsbearbeitung erfüllt eine zentrale Funktion für alle Module – wie Verkauf, Einkauf, Produktion, Service-/Vertragsmanagement und Leistungs-/Projektabrechnung – die lagerrelevante Buchungen auslösen.

Stammdatenverwaltung

Vollständige und den Bedürfnissen des Unternehmens entsprechende Stammdaten, sind eine Grundvoraussetzung für den erfolgreichen Einsatz der Auftragsbearbeitungssoftware. Die permanente Pflege der Stammdaten ist die Aufgabe des Benutzers. Komfortable und einfache Bearbeitungsprogramme und -masken unterstützen ihn dabei.

Customizing / Systemprogramme

Customizing ist angesichts der breiten Palette von Möglichkeiten, welche die Auftragsbearbeitungs-software bietet, nicht nur ein Schlagwort. Die Programme so optimal wie möglich auf ein Unternehmen abzustimmen ist ein Muss für ein leistungsstarkes Auftragsbearbeitungssystem. Ebenso unabdingbar für die Wartung eines so umfangreichen Systems sind entsprechende Reorganisationsprogramme.

Funktionen

Verkauf / Auftragsverwaltung

  • Individuell gestaltbare Erfassungsmasken pro Benutzerkategorie mit frei definierbaren Zusatzfeldern
  • Funktionalität mit JavaScript erweiterbar
  • Firmenspezifische Anpassungen dank freien Feldern
  • Angebotsverwaltung
  • Drei verschiedene Adressen pro Auftrag
  • Lagerprüfung, Reservation bei Artikelerfassung im Auftrag
  • Lieferantenbestellung aus Auftrag
  • Unterstützung beliebiger Fremdwährungen
  • Positionsrabatte und Dokumentrabatte
  • Naturalrabatte
  • Mindestrechnungsbetrag und Kleinmengenzuschlag
  • Umrechnung von Verkaufsmengen in Lagermengen automatisch
  • Automatische Ablaufsteuerung mit beliebig vielen Dokumenten und Aktionen
  • Ausdruck der Dokumente online oder via Batch
  • Auftragsspezifische Anpassung der Ablaufsteuerung
  • Anpassungen des Auftrags jederzeit möglich
  • Fakturieren von Teillieferungen, Bildung von Rückstandsaufträgen
  • Sofortfaktura, Monatsfaktura, Periodenfaktura, Sammelfaktura, Barfaktura, Verbandsfaktura, Teilfaktura
  • Unterstützung von VESR / BESR
  • Preis- und Rabattsystem mit vielfältigsten Möglichkeiten
  • Provisionierung integriert mit Debitorenbuchhaltung
  • Auftragsdisposition

E-Business AbaNet

  • Austausch und automatische Verarbeitung von elektronischen Dokumenten, inkl. E-Rechnung mit Kunden und Lieferanten
  • Standardisierter Anschluss an verschiedene E-Business Netzwerke wie SIXPaynet, PostFinance, Swisscom IT Services sowie GS1-zertifizierte EDI-Netzwerke

E-Business AbaShop

  • Mit der Auftragsbearbeitung verknüpfter Webshop
  • Replikation von Artikeldaten inkl. Bildern und Texten
  • Automatische Übernahme von Webshop-Bestellungen ins Auftragswesen

Kassenoption

  • Integration in Warenwirtschaft und Finanzapplikationen
  • Unterstützung von Barcode-Lesegeräten und Zahlterminals
  • Kundendisplay und Kassabon frei definierbar
  • Verschiedene Zahlungsarten

Kunden / Artikel / Leistungen / Zuschläge

  • n-stufige Hierarchie für verdichtete Auswertungen, Umsätze
  • Vordefinierbare Textbausteine für Artikelbeschreibungen
  • Einkaufs-, Lager-, Verkaufs- und Preiseinheiten
  • Listenpreise, Aktionspreise, Fixpreise, Staffelpreise
  • Normal-, Aktions-, Spezial-, Staffel- und assortierte Rabatte
  • Rabattierung für einzelne Artikel, Kunden sowie für ganze Artikelgruppen, Kundengruppen oder Kombinationen
  • Sämtliche Preise und Rabatte datumsabhängig definierbar, auch in Fremdwährung
  • Kontierung sowie Kostenstellen und Kostenträger in direktem Zugriff zur Finanzbuchhaltung
  • Individueller Ausbau der Artikelstammdaten mittels freier Felder
  • Artikelbeschreibung in beliebigen Fremdsprachen
  • Frei definierbare Suchschlüssel für Artikel und Leistungen

Produktvarianten

  • Definition von bis zu 10 Dimensionen wie Grössen, Farben, Längen, Sujets, Ausführungen etc.
  • Pro Artikel unterschiedliche Dimensionen definierbar
  • Komfortable Variantenübersicht pro Artikel im Verkauf, Einkauf und Produktstamm
  • Preiszu- und -abschläge pro Produktvariante
  • Lagerführung wahlweise auf Basisprodukt oder Produktvariante Rahmenverträge
  • Verwalten von Rahmenaufträgen und Rahmenbestellungen mit Rahmenmengen, min./max. Abrufmengen, Gültigkeit, Preis/Rabatt-Konditionen
  • Beliebig viele Abrufe mit direkter Referenz zum Verkaufs-, Einkaufs- und Produktionsauftrag
  • Rahmenauftragsübersicht nach verschiedenen Kriterien

Qualitätssicherung

  • Verwalten von Prüfspezifikationen und Prüfplänen
  • Zuordnung von Prüfplänen auf QS-pflichtige Produkte
  • Automatische Erstellung von Prüfaufträgen beim Lagereingang von Chargen und Seriennummerartikeln
  • Freigabe oder Sperrung von Chargen resp. Seriennummerartikeln nach Abarbeitung des Prüfauftrags
  • Automatische Erstellung von Retest-Prüfaufträgen

Abo-Verwaltung

  • Periodische Verrechnung von Dienstleistungen, Artikeln, Abonnementen, Zählerständen
  • Periodizität der Verrechnung und Verrechnungspositionen frei wählbar

Seriennummerverwaltung

  • Verwaltung von Geräten mit Seriennummern
  • Pro Artikel Seriennummervergabe wahlweise bei Lagereingang oder -ausgang
  • History von Reparaturen, Garantieleistungen, Austausch
  • Auswertungen kunden- und artikelseitig

Chargenverwaltung

  • Verwaltung von Chargen pro Lagerort / Lagerplatz
  • Frei wählbare Sortierung (FiFo, Verfalldatum, Chargennummer)
  • Chargenverfolgung

Einkauf / Bestellwesen

  • Individuell gestaltbare Erfassungsmasken pro Benutzerkategorie mit frei definierbaren Zusatzfeldern
  • Funktionalität mit JavaScript erweiterbar 
  • Lieferantenorientierte Einkaufspreise, Rabatte 
  • Automatische Bestellvorschläge und Bestellanfragen 
  • Automatische Einkaufsdisposition
  • Aussagekräftige Verfügbarkeitsübersichten 
  • Übersichten über offene Bestellungen und Rückstände 
  • Lieferterminüberwachung, Lieferavisierung mit Mahnfunktion 
  • Lagereingang mengen- und wertmässig separat erfassbar 
  • Automatische Ablaufsteuerung mit beliebig vielen Dokumenten und Aktionen 
  • Sammelrechnungen 
  • Automatische Rückstandauflösung für Kundenaufträge 
  • Integration in Kreditorenbuchhaltung 
  • Bezugskosten

Lagerverwaltung

  • Beliebig viele Lagerorte und Lagerplätze
  • Jederzeit aktuelle Lagerinformationen
  • Automatische Bestandesnachführungen von Lagermengen, reservierten Mengen, bestellten Mengen
  • Zukünftige Verfügbarkeit mit Bedarfsübersicht
  • Manuelle Lagereingänge/-ausgänge, Umbuchungen
  • Mengen- und wertmässig getrennte Erfassung von Lagereingängen
  • Journal über sämtliche Lagerbewegungen
  • Inventurprogramme (Zähllisten, Abweichungslisten, Bewertung)
  • Lagerbewertung (auch rückwirkend) und Lagerkennzahlen
  • Sperrlager
  • Standardlager pro Artikel, je für Verkauf, Einkauf, Produktion definierbar
  • Direktlager für die auftragsbezogene Beschaffung durch Verknüpfung der Verkaufsposition direkt mit der Einkaufsposition

Management-Informationssystem

  • Aussagekräftige Kunden-/Artikelinformationen mit Drill-Down-Funktion bis Ursprungstransaktion
  • Verdichtete Informationen über Kundengruppen, Artikelgruppen
  • Tagesstatistiken über Aufträge, Lieferungen, Pendenzen
  • Monats- und Jahresstatistiken mit Vorjahres- oder Budgetvergleichen
  • ABC-Analyse für Kunden, Artikel, Lieferanten
  • Budgetvorgaben für Artikel, Kunden oder Kombination

Report Writer AbaView

  • Gestaltung und Anpassung sämtlicher Dokumente auf individuelle Bedürfnisse

Integration externer MDE-Geräte (Mobile Datenerfassung)

  • Aufträge erfassen (Kommissionen)
  • Bestellungen erfassen
  • Lagerein- und -ausgänge
  • Inventur
  • Generiert ABACUS Schnittstellen

Digitale Prozesse in der Auftragsbearbeitung

  • Scannen von Auftrags- und Bestelldokumenten mit Archivierung mittels Barcode bei Originalauftrag/-bestellung
  • Archivierung beliebiger Dokumente in digitaler Form
  • B2B-Datenaustausch aller Dokumente wie Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen mit Kunden und Lieferanten
  • B2C-Webshop-Integration
  • Direkter Zugriff aus Finanzbuchhaltung und Auftragsbearbeitung auf Lieferantenrechnung

Weitere Module

1.1 Auftragsbearbeitung und Warenwirtschaft

1.2 Fakturierung

1.3 Produktionsplanung und -steuerung

1.4 Service- und Vertragsmanagement

1.5 AbaProject Leistungs- und Projektabrechnung

1.6 Flottenmanagement AbaFleet

1.7 E-Business

1.8 CRM (Customer Relationship Management)

1.9 Finanzbuchhaltung

1.10 Debitorenbuchhaltung

1.11 Kreditorenbuchhaltung

1.12 Anlagenbuchhaltung

1.13 Lohnbuchhaltung

1.14 Human Resources

1.15 Electronic Banking

1.16 Archivierung und AbaScan

1.17 Informationsmanagement

1.18 Liegenschaftsbewirtschaftung AbaImmo

1.19 Tools

1.20 AbaCliK

1.21 AbaClocK

1.22 AbaWeb